El registro legal como base para una organización conforme a derecho | HÖPPNER

artículo-retrato-autor-julia-werhahn — *Abogada diplomada (FH) Julia Werhahn,*
*Jefe del equipo de competencia de catastro jurídico en Höppner Management & Consultant GmbH*

Un registro jurídico es una buena forma de registrar y gestionar los requisitos legales de una organización de forma estructurada y de comunicarlos a los empleados. Por lo tanto, se utiliza para registrar las leyes y normativas de todos los ámbitos y áreas temáticas de una organización sin excepción y para trazar un mapa de todas las leyes y normativas pertinentes que una organización debe cumplir. El registro legal forma parte, por tanto, del cumplimiento general.

Las empresas no sólo deben mantenerse al día con sus productos y servicios, sino que deben seguir desarrollándose continuamente. Esta es la única manera de lograr un éxito empresarial duradero. En este contexto, también es importante que las empresas cumplan toda la normativa legal pertinente, porque la seguridad jurídica y el cumplimiento de la ley son puntos esenciales para cualquier operación empresarial.

Por tanto, la atención se centra en el denominado registro legal. En él se recogen todas las leyes y reglamentos pertinentes a los que está sujeta una organización. El registro legal garantiza, por un lado, que se conozcan todas las leyes y reglamentos relevantes para una organización y, por otro, que estén siempre actualizados. En general, el conocimiento de la normativa relevante para las actividades empresariales ordinarias es una de las obligaciones básicas de todo directivo. La ley no distingue entre pequeñas y grandes empresas.

Deben evitarse los riesgos en forma de sanciones y daños a la reputación.

La palabra clave es: ¡cumplimiento! Se refiere al deber de las personas jurídicas de garantizar el cumplimiento de la normativa vinculante dentro de la empresa. La Cámara de Industria y Comercio de Hamburgo, por ejemplo, afirma: "El término procede originalmente del derecho estadounidense y significa 'cumplimiento de la ley' y 'conformidad'. En la vida empresarial, compliance se refiere a todas las medidas necesarias para cumplir la normativa legal y las directrices de comportamiento no escritas. Además de las normas legales, el término compliance también incluye la adhesión a normas autoimpuestas, como los códigos internos de la empresa".

Y añade: "Las empresas pueden sufrir grandes pérdidas materiales e inmateriales como consecuencia de los delitos de cuello blanco. El objetivo del cumplimiento es evitar los delitos de cuello blanco y la responsabilidad y las reclamaciones de indemnización o multas. Al mismo tiempo, el objetivo es construir y mantener la reputación y la confianza para asegurar (futuras) relaciones comerciales. Hay que evitar los riesgos en forma de sanciones y daños a la reputación y, al mismo tiempo, mejorar la imagen pública de la empresa. Esto no sólo sirve para atraer y retener clientes, sino también para contratar empleados".

Gran número de normativas posibles

Un registro jurídico es, por tanto, una buena manera de registrar y gestionar los requisitos legales de una organización de forma estructurada y comunicarlos a los empleados responsables. Dependiendo del ámbito de responsabilidad y del sector, puede tratarse de un número manejable o de un gran número de normativas. El objetivo principal es evitar la culpabilidad organizativa, es decir, el incumplimiento de los deberes organizativos o de los requisitos legales de las medidas organizativas operativas.

Hablando de obligaciones organizativas: La obligación organizativa del empresario consiste en definir los procesos operativos de forma que no surjan riesgos para sus trabajadores. Esto incluye principalmente determinar la organización operativa. Esto incluye, por ejemplo, garantizar una organización adecuada, el acondicionamiento seguro de los locales de la empresa, la adquisición de equipos de trabajo seguros, la instrucción de los trabajadores, la evaluación de las condiciones de trabajo y la documentación, la coordinación de la cooperación entre varias empresas y la realización de reconocimientos médicos laborales.

Evitar casos de responsabilidad derivados de negligencias organizativas

Este es un punto importante para todas las organizaciones y sus directivos. El derecho de daños estipula que la responsabilidad o la culpa por los daños que se produzcan en el ámbito de una organización se atribuye a la organización. Esto también puede aplicarse al director gerente o miembro del consejo de administración responsable. Si se produce un daño, la parte perjudicada tiene derecho a una indemnización. Un registro legal limita significativamente estos riesgos de evitar casos de responsabilidad derivados de la negligencia organizativa. En términos de seguridad jurídica y cumplimiento de la ley, ahora es casi obligatorio mantener un registro jurídico profesional para minimizar el riesgo empresarial.

La base del registro jurídico es saber si una empresa está afectada por determinadas leyes y normativas. Por ello, los registros jurídicos deben ser siempre altamente personalizables y modulares o escalables. De este modo, las organizaciones pueden mantener una visión continua de las bases jurídicas, los avisos de aprobación y otras obligaciones vinculantes relevantes para la empresa. Esto abarca desde la creación individual y la actualización periódica de normativas hasta la revisión de la aplicación interna como parte de una auditoría de cumplimiento.

Los registros jurídicos deben ser siempre muy personalizados

En Höppner Management & Consultant proporcionamos apoyo en la creación y mantenimiento de registros legales con los siguientes servicios:

Trabajamos con usted para determinar qué leyes y normativas de la legislación general sobre medio ambiente/seguridad y salud laboral y energía se aplican a su empresa.

Basándonos en estas normativas, creamos un registro legal para su empresa con las consiguientes obligaciones corporativas.
Creamos un registro legal conforme a las normas (según ISO 14001 / ISO 50001 / ISO 45001/) con delegación de funciones.
Supervisamos los cambios en la legislación sobre medio ambiente, salud y seguridad en el trabajo y energía, y actualizamos sus obligaciones en consecuencia.
El cumplimiento de las obligaciones legales puede comprobarse y evaluarse en consecuencia mediante auditorías anuales de conformidad en las instalaciones.

Por ello, los registros jurídicos deben ser siempre altamente personalizables y modulares o escalables. Esto permite a las organizaciones mantener una visión continua de las bases jurídicas, los avisos de aprobación y otras obligaciones vinculantes relevantes para la empresa. Esto abarca desde la creación individual y la actualización periódica de la normativa hasta la revisión de la aplicación interna en el marco de una auditoría de cumplimiento. Sobre la base de un análisis in situ de las condiciones operativas, el registro jurídico proporciona las principales obligaciones del operador como recomendaciones de actuación en relación con las disposiciones legales de los ámbitos jurídicos pertinentes, traducidas a términos prácticos para los empleados correspondientes.