Direction de l'équipe de compétence Cadastre juridique chez Höppner Management & Consultant GmbH
Un cadastre juridique est un bon moyen d’enregistrer de manière structurée les exigences juridiques d’une organisation, de les gérer et de les communiquer aux collaborateurs/trices. Il sert donc à recenser les lois et les réglementations dans tous les domaines et secteurs d’une organisation sans exception et à représenter toutes les lois et réglementations pertinentes auxquelles une organisation doit se soumettre. Le cadastre juridique fait donc partie de la conformité générale.
Les entreprises ne sont pas seulement invitées à rester à la pointe de la technologie avec leurs produits et leurs services et à se développer en permanence. C’est la seule façon d’obtenir un succès commercial durable. Dans ce contexte, il est également important pour les entreprises de se conformer à toutes les dispositions légales applicables – car la sécurité juridique et la conformité avec la loi sont des points essentiels pour toute activité commerciale.
L’accent est donc mis sur ce que l’on appelle le cadastre juridique. Il représente toutes les lois et réglementations pertinentes auxquelles une organisation doit se soumettre. Le cadastre juridique garantit ainsi, d’une part, que toutes les lois et ordonnances pertinentes pour une organisation sont connues et, d’autre part, qu’elles sont toujours disponibles dans un état actualisé. D’une manière générale, la connaissance des réglementations applicables aux activités commerciales ordinaires est l’une des tâches fondamentales de tout conseil d’administration. Aux yeux de la loi, aucune distinction n’est faite entre les petites et les grandes entreprises.
Les risques de sanctions et d’atteinte à la réputation doivent être évités.
Le mot clé est : conformité ! On entend par là l’obligation des organes de l’entreprise de veiller au respect des dispositions contraignantes au sein de l’entreprise. A la Chambre de commerce et d’industrie de Hambourg, on peut lire par exemple : « Le terme vient à l’origine du droit américain et signifie ‘respect de la loi’ et ‘conformité’. Dans la vie économique, la compliance désigne toutes les mesures nécessaires au respect des réglementations légales et des directives de comportement non écrites. Outre les normes légales, le terme de compliance englobe donc également le respect des règles que l’on s’est soi-même données, comme les codes internes à l’entreprise ».
Et d’ajouter : « Les entreprises peuvent subir des dommages matériels et immatériels importants en raison de la criminalité économique. L’objectif de la compliance est d’éviter la criminalité économique et les actions en responsabilité et en dommages-intérêts ou les amendes. En même temps, elle doit permettre de construire et de maintenir la réputation et la confiance afin de garantir les (futures) relations commerciales. Les risques sous forme de sanctions et d’atteintes à la réputation doivent être évités tout en améliorant l’image de l’entreprise. Cela permet non seulement d’acquérir et de fidéliser des clients, mais aussi de recruter des collaborateurs ».
Nombreuses prescriptions possibles
Un cadastre juridique est donc un bon moyen de saisir de manière structurée les exigences juridiques d’une organisation, de les gérer et de les communiquer aux collaborateurs/trices compétents. Selon le domaine d’activité et le secteur, il peut s’agir d’un nombre raisonnable ou d’une multitude de réglementations. L’objectif principal est d’éviter une faute organisationnelle, c’est-à-dire une violation des obligations organisationnelles ou le non-respect des exigences légales en matière de mesures organisationnelles opérationnelles.
A propos des obligations d’organisation : L’obligation d’organisation de l’employeur consiste à définir les processus de l’entreprise de manière à ce qu’il n’y ait pas de risques pour ses employés. Il s’agit en premier lieu de définir l’organisation de l’entreprise. Il s’agit par exemple d’assurer une organisation appropriée, d’aménager les lieux de travail de manière sûre, d’acquérir des équipements de travail sûrs, de former les travailleurs, d’évaluer les conditions de travail et de les documenter, de coordonner la coopération entre plusieurs entreprises, de réaliser des examens préventifs de médecine du travail.
Éviter les cas de responsabilité résultant d’une faute d’organisation
C’est un point important pour toutes les organisations et leurs dirigeants. Le droit de la responsabilité délictuelle stipule que la responsabilité ou la culpabilité pour les dommages survenus dans la sphère d’une organisation est attribuée à l’organisation. Cela peut également affecter le directeur général/le conseil d’administration responsable. En cas de dommage, la partie lésée a droit à une indemnisation. Un cadastre juridique permet de limiter considérablement ces risques, d’éviter les cas de responsabilité résultant d’une faute d’organisation. Il est donc devenu presque obligatoire de tenir un cadastre juridique professionnel pour garantir la sécurité juridique et la conformité légale afin de minimiser les risques pour l’entreprise !
La base du cadastre juridique est de savoir si une entreprise est concernée par certaines lois et réglementations. C’est pourquoi les cadastres juridiques doivent toujours être hautement personnalisés et pouvoir être utilisés de manière modulaire ou évolutive. Les organisations conservent ainsi en permanence une vue d’ensemble des bases juridiques, des décisions d’autorisation et autres obligations contraignantes qui concernent l’entreprise. Cela va de l’élaboration individuelle à la vérification de la mise en œuvre interne dans le cadre d’un audit de conformité, en passant par la mise à jour régulière des règles.
Les cadastres juridiques doivent toujours être hautement personnalisés
Chez Höppner Management & Consultant, nous apportons notre soutien à la mise en place et à la maintenance de cadastres juridiques en proposant les services suivants :
Nous déterminons avec vous quelles sont les lois et les réglementations qui s’appliquent à votre entreprise dans le cadre de la législation générale sur l’environnement/la santé et la sécurité au travail et sur l’énergie.
- Sur la base de ces réglementations, nous créons un registre légal pour votre entreprise avec les obligations d’entreprise qui en découlent.
- Nous établissons un cadastre juridique conforme aux normes (selon ISO 14001 / ISO 50001 / ISO 45001/) avec délégation d’obligations.
- Nous surveillons les modifications de la législation en matière d’environnement/de santé et de sécurité au travail et d’énergie et mettons à jour vos obligations en conséquence.
- Le respect des obligations légales peut être vérifié et évalué en conséquence par des audits de conformité annuels sur le site.
C’est pourquoi les cadastres juridiques doivent toujours être hautement personnalisés et pouvoir être utilisés de manière modulaire ou évolutive. Les organisations conservent ainsi en permanence une vue d’ensemble des bases juridiques, des décisions d’autorisation et autres obligations contraignantes qui concernent l’entreprise. Cela va de l’élaboration individuelle à la vérification de la mise en œuvre interne dans le cadre d’un audit de conformité, en passant par la mise à jour régulière des règles. Le cadastre juridique fournit, sur la base d’une analyse sur place des conditions d’exploitation, les principales obligations de l’exploitant sous forme de recommandations d’action – traduites de manière pratique pour les collaborateurs concernés.
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Source de l’image : © Photo by Drew Dizzy Graham on Unsplash