Chers clients et partenaires commerciaux,
Tout d’abord, nous espérons que vous êtes tous en bonne santé ! Aujourd’hui, nous aimerions vous informer brièvement de l’état des choses chez Höppner Management & Consultant GmbH (HMC) :
Notre bureau d’études fonctionne actuellement sans aucun problème. Jusqu’à présent, nous n’avons pas eu de cas corona dans l’équipe – ni cas suspect ni cas confirmé – et il n’y a pas de rapatriés des zones à risque parmi les employés. Mais bien sûr, nous sommes préoccupés par la gravité des effets de la crise de Corona sur les industries de nombre de nos clients et prestataires de services. Nous avons pris les mesures de précaution suivantes afin d’être votre partenaire le moins sujet aux perturbations possible pendant ces périodes et de pouvoir continuer à être là pour vous sans restrictions :
BUREAU À DOMICILE
- Nos bureaux ont toujours été organisés de manière décentralisée, nos collaborateurs travaillent en « home office mode » lorsqu’ils ne sont pas sur place. De cette façon, nous évitons l’échec complet de toute l’équipe en cas d’infection.
- Étant donné que presque tous nos employés sont habitués à travailler à domicile ou en déplacement, les exigences techniques pour une réglementation complète du bureau à domicile sont assurées (accès au serveur, équipement, ordinateur portable, téléphones portables professionnels, etc.).
- Nous avons établi des règles internes de disponibilité et des boucles de coordination pour assurer une communication fluide et une gestion de la qualité.
HYGIÈNE
Il va sans dire que nous avons pris toutes les précautions nécessaires en matière d’hygiène et de nettoyage dès le départ. Nous vous demandons de veiller à ce que nos employés soient largement protégés contre les infections par des mesures d’hygiène et de protection appropriées lorsqu’ils travaillent sur votre site. S’il s’avère par la suite que nos employés ont été en contact avec des employés de clients infectés par le virus corona, nous espérons en être informés immédiatement afin que nous puissions prendre les mesures de protection appropriées.
RÉUNIONS ACTUELLES
Pour des raisons de sécurité et pour protéger toutes les personnes impliquées, les réunions en face à face, les inspections ou les audits avec les clients ne sont effectués que par une seule personne de HMC au maximum. Nous nous abstenons de serrer la main et gardons la distance avec vos employés recommandés par le RKI. Pour la coordination dans des groupes de projet plus importants (avec plusieurs employés HMC), nous trouverons avec vous une solution alternative appropriée (par exemple, appel vidéo/conférence téléphonique).
VOYAGE D’AFFAIRE
De manière générale, les salariés HMC ne sont plus autorisés à se rendre dans les zones à risques officiellement classées par le RKI. Nous continuons à voyager dans tous les autres domaines car nous sommes conscients de notre responsabilité que nos services peuvent être d’une importance systémique pour vous ou que nous sommes parfois considérés comme des travailleurs clés pour les infrastructures critiques.
COMMUNICATION INTERNE
- En tant qu’équipe, nous sommes en contact les uns avec les autres à tout moment via nos canaux de communication internes (e-mail, téléphone) et via le groupe What’s App.
- Lors de réunions de mise à jour virtuelles régulières, nous veillons à ce que tous les employés des HMC soient toujours informés de la situation actuelle.
- Nous suivons de près les recommandations des autorités et institutions au niveau municipal, étatique et fédéral et les partageons régulièrement au sein de notre organisation.
Nous continuons à suivre la situation de près et adaptons nos mesures de précaution en conséquence à tout moment.
En tant que client ou partenaire commercial, vous pouvez nous joindre comme d’habitude dans cette situation extraordinaire via les canaux de communication connus. Vos conseillers clientèle ou interlocuteurs vous contacteront également personnellement pour discuter avec vous si la situation nécessite pour votre entreprise ou votre marque des mesures différentes des mesures habituelles. Si vous pensez que nous pouvons vous aider en dehors des activités quotidiennes « normales », veuillez nous en informer.
Restez tous en bonne santé et de bonne humeur! Votre Höppner Management & Consultant GmbH
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Source de l’image : Photo de Markus Winkler sur Unsplash