Cadastre juridique comme base pour une organisation juridiquement sûre | HÖPPNER

article-portrait-de-l'auteur-julia-werhahn — *Diplômée en gestion d'entreprise (FH) Julia Werhahn,*
*Direction de l'équipe de compétence cadastre juridique chez Höppner Management & Consultant GmbH*

Un cadastre juridique est un bon moyen d'enregistrer de manière structurée les exigences juridiques d'une organisation, de les gérer et de les communiquer aux collaborateurs. Il sert donc à répertorier les lois et les réglementations dans tous les domaines et secteurs d'une organisation sans exception et à représenter toutes les lois et réglementations pertinentes auxquelles une organisation doit se soumettre. Le cadastre juridique fait donc partie de la conformité générale.

Les entreprises ne doivent pas seulement rester à la pointe du progrès avec leurs produits et services et se développer en permanence. C'est la seule façon d'assurer un succès commercial durable. Dans ce contexte, il est également important pour les entreprises de se conformer à toutes les dispositions légales applicables, car la sécurité juridique et la conformité avec la loi sont des points essentiels pour toute activité commerciale.

L'accent est donc mis sur ce que l'on appelle le cadastre juridique. Il représente toutes les lois et réglementations pertinentes auxquelles une organisation doit se soumettre. Le cadastre juridique garantit ainsi que, d'une part, toutes les lois et réglementations pertinentes pour une organisation sont connues et, d'autre part, qu'elles sont toujours actualisées. D'une manière générale, la connaissance des dispositions pertinentes pour l'activité commerciale ordinaire fait partie des obligations fondamentales de toute direction. La loi ne fait aucune distinction entre les petites et les grandes entreprises.

Les risques de sanctions et d'atteinte à la réputation doivent être évités.

Le mot clé est : compliance ! On entend par là l'obligation des organes de l'entreprise de veiller au respect des dispositions contraignantes au sein de l'entreprise. La Chambre de commerce et d'industrie de Hambourg indique par exemple : "Le terme provient à l'origine du droit américain et signifie "respect de la loi" et "conformité". Dans la vie économique, la compliance désigne toutes les mesures nécessaires au respect des réglementations légales et des directives de comportement non écrites. Outre les normes légales, le terme de compliance englobe donc également le respect des règles que l'on s'est soi-même données, comme les codes internes à l'entreprise".

Et d'ajouter : "Les entreprises peuvent subir des dommages matériels et immatériels importants en raison de la criminalité économique. L'objectif de la compliance est d'éviter la criminalité économique et les actions en responsabilité et en dommages-intérêts ou les amendes. En même temps, elle doit permettre de construire et de maintenir la réputation et la confiance afin de garantir les (futures) relations commerciales. Les risques sous forme de sanctions et d'atteintes à la réputation doivent être évités tout en améliorant l'image de l'entreprise. Cela permet non seulement d'acquérir et de fidéliser des clients, mais aussi de recruter des collaborateurs".

Nombreuses prescriptions possibles

Un cadastre juridique est donc un bon moyen d'enregistrer de manière structurée les exigences juridiques d'une organisation, de les gérer et de les communiquer aux collaborateurs/trices compétents. Selon le domaine d'activité et le secteur, il peut s'agir d'un nombre raisonnable ou d'une multitude de règles. Il s'agit avant tout d'éviter une faute d'organisation, c'est-à-dire une violation des obligations organisationnelles ou le non-respect des exigences légales relatives aux mesures organisationnelles de l'entreprise.

A propos des obligations d'organisation : L'obligation d'organisation de l'employeur consiste à définir les processus de l'entreprise de manière à éviter tout risque pour ses employés. Cela implique en premier lieu de définir l'organisation de l'entreprise. Il s'agit par exemple de garantir une organisation appropriée, d'aménager les locaux de manière sûre, d'acquérir des équipements de travail sûrs, de former les travailleurs, d'évaluer les conditions de travail et de les documenter, de coordonner la collaboration entre plusieurs entreprises, d'organiser des examens préventifs de médecine du travail.

Éviter les cas de responsabilité résultant d'une faute d'organisation

C'est un point important pour toutes les organisations et leurs dirigeants. Le droit de la responsabilité civile stipule que la responsabilité ou la faute pour un dommage survenu dans la sphère d'une organisation est attribuée à l'organisation. Cela peut également concerner le gérant/directeur responsable. Si un dommage survient, la personne lésée a droit à des dommages et intérêts. Grâce à un cadastre juridique, ces risques sont nettement limités, les cas de responsabilité résultant d'une faute de l'organisation sont évités. Il est donc presque obligatoire de tenir un cadastre juridique professionnel dans l'optique de la sécurité juridique et de la conformité légale afin de minimiser les risques pour l'entreprise !

La base du cadastre juridique est de savoir si une entreprise est concernée par certaines lois et réglementations. C'est pourquoi les cadastres juridiques doivent toujours être hautement personnalisés et pouvoir être utilisés de manière modulaire ou évolutive. Ainsi, les organisations conservent en permanence une vue d'ensemble des bases juridiques, des décisions d'autorisation et des autres obligations contraignantes qui concernent l'entreprise. Cela va de l'élaboration individuelle à la vérification de la mise en œuvre interne dans le cadre d'un audit de conformité, en passant par l'actualisation régulière des prescriptions.

Les cadastres juridiques doivent toujours être hautement personnalisés

Chez Höppner Management & Consultant, nous aidons à la création et à la maintenance de cadastres juridiques en proposant les services suivants :

Nous déterminons avec vous quelles sont les lois et les réglementations qui s'appliquent à votre entreprise dans le cadre de la législation générale sur l'environnement/la santé et la sécurité au travail et sur l'énergie.

Sur la base de ces prescriptions, nous établissons pour votre entreprise un cadastre juridique avec les obligations de l'entreprise qui en découlent.
Nous établissons un cadastre juridique conforme aux normes (selon ISO 14001 / ISO 50001 / ISO 45001/) avec délégation d'obligations.
Nous surveillons les modifications de la législation en matière d'environnement/de santé et de sécurité au travail et d'énergie et mettons à jour vos obligations en conséquence.
Le respect des obligations légales peut être vérifié par des audits de conformité annuels sur le site et évalué en conséquence.

C'est pourquoi les cadastres juridiques doivent toujours être hautement personnalisés et pouvoir être utilisés de manière modulaire ou évolutive. Les organisations conservent ainsi en permanence une vue d'ensemble des bases juridiques, des décisions d'autorisation et des autres obligations contraignantes pertinentes pour l'entreprise. Cela va de la création individuelle à la vérification de la mise en œuvre interne dans le cadre d'un audit de conformité, en passant par la mise à jour régulière des réglementations. Le cadastre juridique fournit, sur la base d'une analyse sur place des conditions de l'entreprise, les principales obligations de l'exploitant sous forme de recommandations d'action - traduites de manière pratique pour les collaborateurs concernés.