O registo legal como base para uma organização em conformidade com a lei | HÖPPNER | Sistemas de gestão, registo legal e saúde e segurança no trabalho

artigo-autor-retrato-julia-werhahn — *Diplomata (FH) Julia Werhahn,*
*Chefe da equipa de competência do cadastro legal do Höppner Management & Consultant GmbH*

Um registo legal é uma boa forma de registar e gerir os requisitos legais de uma organização de forma estruturada e de os comunicar aos trabalhadores. Por conseguinte, é utilizado para registar as leis e os regulamentos em todas as áreas e disciplinas de uma organização, sem exceção, e para mapear todas as leis e regulamentos relevantes que uma organização deve cumprir. O registo legal faz, portanto, parte da conformidade geral.

As empresas não são apenas obrigadas a acompanhar os tempos com os seus produtos e serviços, mas também a desenvolverem-se continuamente. Esta é a única forma de alcançar um sucesso comercial duradouro. Neste contexto, é também importante que as empresas cumpram todos os regulamentos legais relevantes - porque a segurança jurídica e a conformidade legal são pontos essenciais para qualquer operação comercial.

O foco é, portanto, o chamado registo legal. Este registo regista todas as leis e regulamentos relevantes a que uma organização está sujeita. O registo legal assegura, assim, que, por um lado, todas as leis e regulamentos relevantes para uma organização são conhecidos e, por outro lado, que estão sempre actualizados. Em geral, o conhecimento dos regulamentos relevantes para as actividades comerciais normais é uma das obrigações básicas de qualquer gestão. A lei não faz distinção entre pequenas e grandes empresas.

Os riscos sob a forma de sanções e de danos à reputação devem ser evitados

A palavra-chave é: cumprimento! Trata-se do dever dos órgãos sociais de assegurar o cumprimento das normas vinculativas no seio da empresa. A Câmara de Comércio e Indústria de Hamburgo, por exemplo, afirma: "O termo vem originalmente do direito americano e significa 'cumprimento da lei' e 'conformidade'. Na vida empresarial, compliance refere-se a todas as medidas necessárias para cumprir os regulamentos legais e as diretrizes comportamentais não escritas. Para além das normas legais, o termo compliance inclui também a adesão a regras auto-impostas, como os códigos internos da empresa."

E continua: "As empresas podem sofrer perdas materiais e imateriais elevadas em resultado de crimes de colarinho branco. O objetivo da conformidade é evitar a criminalidade de colarinho branco e os pedidos de indemnização ou multas. Simultaneamente, o objetivo é construir e manter a reputação e a confiança, a fim de garantir (futuras) relações comerciais. Os riscos sob a forma de sanções e danos à reputação devem ser evitados e, ao mesmo tempo, a imagem pública da empresa deve ser melhorada. Isto serve não só para atrair e reter clientes, mas também para recrutar empregados."

Possibilidade de um grande número de regulamentos

Um registo legal é, portanto, uma boa forma de registar e gerir os requisitos legais de uma organização de forma estruturada e de os comunicar aos funcionários responsáveis. Consoante a área de responsabilidade e o sector de atividade, o número de regulamentos pode variar entre um número manejável e um grande número. O principal objetivo é evitar a culpabilidade da organização, ou seja, a violação dos deveres da organização ou o incumprimento dos requisitos legais relativos às medidas organizacionais operacionais.

Falando de deveres organizacionais: A obrigação organizacional da entidade patronal consiste em definir os processos operacionais de modo a que não surjam riscos para os seus trabalhadores. Isto inclui, em primeiro lugar, a determinação da organização operacional. Isto inclui, por exemplo, a garantia de uma organização adequada, a instalação segura das instalações da empresa, a aquisição de equipamento de trabalho seguro, a instrução dos trabalhadores, a avaliação das condições de trabalho e da documentação, a coordenação da cooperação entre várias empresas e a realização de controlos de saúde no trabalho.

Evitar casos de responsabilidade decorrentes de negligência organizacional

Este é um ponto importante para todas as organizações e para os seus gestores. O direito de responsabilidade civil estipula que a responsabilidade ou culpa por danos ocorridos na esfera de uma organização é atribuída à organização. Isto também se pode aplicar ao diretor-geral/membro do conselho de administração responsável. Se ocorrerem danos, a parte lesada tem direito a uma indemnização. Um registo legal limita significativamente estes riscos de evitar casos de responsabilidade resultantes de negligência organizacional. Em termos de segurança jurídica e conformidade legal, é agora quase obrigatório manter um registo legal profissional para minimizar o risco comercial!

A base do registo legal é saber se uma empresa é afetada por determinadas leis e regulamentos. Por isso, os registos legais devem ser sempre altamente personalizados e modulares ou escaláveis. Isto permite às organizações manter uma visão geral contínua das bases legais, avisos de aprovação e outras obrigações vinculativas relevantes para a empresa. Isto vai desde a criação individual e atualização regular de regulamentos até à revisão da implementação interna como parte de uma auditoria de conformidade.

Os registos legais devem ser sempre altamente personalizados

A Höppner Management & Consultant presta apoio na criação e manutenção de registos legais com os seguintes serviços

Trabalhamos consigo para determinar que leis e regulamentos da legislação geral em matéria de ambiente/saúde e segurança no trabalho e energia se aplicam à sua empresa.

Com base nestes regulamentos, criamos um registo legal para a sua empresa com as obrigações empresariais daí resultantes.
Criamos um registo legal em conformidade com a norma (de acordo com a ISO 14001 / ISO 50001 / ISO 45001/) com delegação de funções.
Monitorizamos as alterações na legislação ambiental/saúde e segurança no trabalho e energia e actualizamos as suas obrigações em conformidade.
O cumprimento das obrigações legais pode ser verificado e avaliado em conformidade através de auditorias anuais de conformidade nas instalações.

Por conseguinte, os registos legais devem ser sempre altamente personalizados e modulares ou escaláveis. Isto permite às organizações manter uma visão geral contínua das bases legais, avisos de aprovação e outras obrigações vinculativas relevantes para a empresa. Isto vai desde a criação individual e atualização regular de regulamentos até à revisão da implementação interna como parte de uma auditoria de conformidade. Com base numa análise das condições operacionais no local, o registo legal fornece as principais obrigações do operador como recomendações de ação em relação às disposições legais das áreas relevantes do direito - traduzidas em termos práticos para os funcionários relevantes.