Jefe del Equipo de Competencia de Catastro Legal en Höppner Management & Consultant GmbH
Un registro legal es una buena manera de registrar y gestionar los requisitos legales de una organización de forma estructurada y de comunicarlos al personal. Por lo tanto, se utiliza para registrar las leyes y reglamentos en todas las áreas de negocio y áreas temáticas de una organización sin excepción y para mapear todas las leyes y reglamentos relevantes a los que una organización debe adherirse. Por lo tanto, el registro legal forma parte del cumplimiento general.
A las empresas no sólo se les pide que estén al día con sus productos y servicios y que se desarrollen continuamente. Sólo así es posible un éxito empresarial duradero. En este contexto, es igualmente importante que las empresas cumplan con toda la normativa legal pertinente, porque la seguridad jurídica y la conformidad legal son puntos muy importantes para toda operación comercial.
Por lo tanto, la atención se centra en el llamado catastro legal. En él se recogen todas las leyes y reglamentos pertinentes a los que debe atenerse una organización. De este modo, el registro legal garantiza que, por un lado, se conozcan todas las leyes y normas relevantes para una organización y, por otro, que estén disponibles en un estado constantemente actualizado. En general, el conocimiento de las normas aplicables a las actividades ordinarias de los negocios es uno de los deberes básicos de todo consejo de administración. A los ojos de la ley, no se hace distinción entre pequeñas y grandes empresas.
Hay que evitar los riesgos en forma de sanciones y daños a la reputación
La palabra clave es: ¡Conformidad! Se entiende que es el deber de los órganos corporativos de velar por el cumplimiento de las disposiciones vinculantes en la empresa. La Cámara de Industria y Comercio de Hamburgo, por ejemplo, afirma: «El término proviene originalmente del derecho estadounidense y significa ‘cumplimiento de la ley’ y ‘conformidad’. En los negocios, el cumplimiento se refiere a todas las medidas necesarias para adherirse a las normas legales, así como a los códigos de conducta no escritos. Además de las normas legales, el término cumplimiento también incluye la adhesión a las normas dadas por la propia empresa, como los códigos internos de la compañía».
Y además: «Las empresas pueden sufrir grandes daños materiales e inmateriales debido a los delitos de cuello blanco. El objetivo del cumplimiento es evitar los delitos de cuello blanco y las reclamaciones por daños y perjuicios o las multas. Al mismo tiempo, pretende construir y mantener la reputación y la confianza para asegurar las relaciones comerciales (futuras). Hay que evitar los riesgos en forma de sanciones y daños a la reputación y, al mismo tiempo, mejorar la imagen externa de la empresa. Esto no sólo sirve para atraer y retener a los clientes, sino también para reclutar empleados».
Amplia gama de regulaciones posibles
Un registro legal es, por tanto, una buena manera de registrar y gestionar los requisitos legales de una organización de forma estructurada y de comunicarlos a los empleados responsables. Dependiendo del ámbito de actividad y del sector, puede tratarse de un número manejable o incluso de un gran número de normas. El objetivo principal es evitar fallas organizativas, es decir, un incumplimiento de las obligaciones organizativas o el incumplimiento de los requisitos legales para las medidas organizativas operativas.
Hablando de tareas de organización: El deber organizativo del empresario consiste en definir los procedimientos operativos de manera que no se produzcan riesgos para sus empleados. Esto incluye, en primer lugar, la determinación de la organización operativa. Esto incluye, por ejemplo, garantizar una organización adecuada, la instalación segura de los lugares de trabajo, la adquisición de equipos de trabajo seguros, la instrucción de los trabajadores, la evaluación de las condiciones de trabajo y la documentación, la coordinación de la cooperación entre varias empresas, la realización de exámenes de salud laboral.
Evitar los casos de responsabilidad por culpa de la organización
Este es un punto importante para todas las organizaciones y sus líderes. La ley de responsabilidad civil regula que la responsabilidad o culpabilidad por los daños que ocurren en el ámbito de una organización se asigna a la organización. Esto también puede afectar al director gerente/junta de directores responsable. Si se produce un daño, la parte perjudicada tiene derecho a una indemnización. Un catastro legal limita significativamente estos riesgos, evitando los casos de responsabilidad derivados de la negligencia organizativa. En términos de seguridad jurídica y cumplimiento de la ley, ahora es casi obligatorio llevar un registro jurídico profesional para minimizar el riesgo empresarial.
La base del registro legal es el conocimiento de si una empresa está afectada por determinadas leyes y disposiciones legales. Por ello, los catastros jurídicos deben ser siempre muy individualizados y poder utilizarse de forma modular o escalable. Esto permite a las organizaciones mantener una visión continua de las bases legales, los avisos de aprobación y otras obligaciones vinculantes relevantes para la empresa. Esto va desde la preparación individual hasta la actualización periódica de la normativa, pasando por la revisión de la aplicación interna en el marco de una auditoría de cumplimiento.
Los catastros legales deben ser siempre muy individualizados
En Höppner Management & Consultant apoyamos la creación y el mantenimiento de registros legales con los siguientes servicios:
Trabajamos con usted para determinar qué leyes y reglamentos de la legislación general sobre medio ambiente/seguridad laboral y energía se aplican a su empresa.
- En base a estas normas, creamos un registro legal para su empresa con las obligaciones corporativas resultantes.
- Creamos un registro legal conforme a la norma (según ISO 14001 / ISO 50001 / ISO 45001/) con delegación de funciones.
- Seguimos de cerca los cambios en la legislación sobre medio ambiente, salud y seguridad en el trabajo y energía, y actualizamos sus obligaciones en consecuencia.
- El cumplimiento de las obligaciones legales se puede comprobar y evaluar en consecuencia mediante auditorías de cumplimiento anuales en el sitio.
Por ello, los catastros jurídicos deben ser siempre muy individualizados y poder utilizarse de forma modular o escalable. Esto permite a las organizaciones mantener una visión continua de las bases legales, los avisos de aprobación y otras obligaciones vinculantes relevantes para la empresa. Esto va desde la preparación individual hasta la actualización periódica de la normativa, pasando por la revisión de la aplicación interna en el marco de una auditoría de cumplimiento. Sobre la base de un análisis in situ de las condiciones operativas, el catastro legal proporciona las obligaciones esenciales del operador como recomendaciones de actuación en relación con las disposiciones legales de los ámbitos jurídicos pertinentes, traducidas de forma orientada a la práctica para los empleados correspondientes.
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Fuente de la imagen: Foto de Drew Dizzy Graham en Unsplash